Zehn Regeln für erfolgreiches Projektmanagement

Der Verlauf von Projekten wird von zahlreichen Kriterien beeinflusst. Besonders bei komplexen Vorhaben und solchen mit langer Laufzeit müssen wir mit Stolpersteinen rechnen. Es empfiehlt sich, den Projektverlauf klar zu strukturieren und Unwägbarkeiten im Auge zu behalten. Diese zehn Punkte helfen Ihnen dabei.

1. Definieren Sie klare Ziele

Definieren Sie klare Sach- und Terminziele. Definieren Sie Ihre Ziele schriftlich, und zwar eindeutig und messbar. Ihre Ziele sind die Richtschnur für alle Projektaktivitäten.

2. Länger planen – schneller umsetzen

Je komplexer das Vorhaben, desto wichtiger ist eine schriftliche Planung. Gehen Sie den Projektablauf unter Berücksichtigung Ihrer Ressourcen Schritt für Schritt durch. Prüfen Sie Ihre Planung sorgfältig auf mögliche Schwachstellen und Überschneidungen. Investieren Sie genügend Zeit in die Planung, um in der Umsetzung mehr Zeit einzusparen.

3. Setzen Sie Meilensteine

Definieren Sie Milestones in Ihrem Projektablauf. Meilensteine sind Zwischenergebnisse, die Ihnen zeigen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Das Erreichen eines Meilensteines schafft Antrieb und Motivation für den weiteren Weg.

4. Entwerfen Sie eine Projektskizze

Sie dient Ihnen als Grundlage, um Terminplanung und Kostenplanung zu gestalten. Unterteilen Sie komplexe Aktivitäten in kleinere Aufgaben, so wird der Ablauf überschaubarer.

5. Bewerten Sie Ihre Ressourcen

Planen Sie Personal, Zeit und Mittel realistisch, um Überraschungen zu vermeiden. Denken Sie daran, dass äußere Einflüsse eine zu straffe Planung gefährden können.

6. Stimmen Sie Ihr Team ein

Erklären Sie allen projektbeteiligten Mitarbeitern, worum es bei Ihren Zielen geht. Verteilen Sie Verantwortungsbereiche. Besprechen Sie Bedenken und mögliche Hindernisse offen und fordern Sie persönliches Commitment ein.

7. Rechnen Sie mit Engpässen

Planen Sie zeitliche Puffer ein, um auf eventuell auftretende Engpässe vorbereitet zu sein. Das gleiche gilt für Ihr Projektbudget: Hier sollten 10% für Unvorhergesehenes eingeplant werden, um Sie vor Überraschungen zu schützen.

8. Überwachen Sie den Verlauf sorgfältig

Mangelndes Controlling hat schon manches Projekt zum Scheitern gebracht. Vergleichen Sie Soll- und Ist-Zustand regelmäßig, um rechtzeitig reagieren zu können.

9. Behalten Sie den Überblick

Sehen Sie alle Aufgaben und Aktivitäten als wertvollen Beitrag zum Ganzen. Verzetteln Sie sich nicht – behalten Sie bei aller Aufmerksamkeit für das Detail den Gesamtüberblick.

10. Machen Sie Mut

Verströmen Sie Mut und Zuversicht, zeigen Sie echte Begeisterung. Loben Sie den 
Einzelnen und fördern Sie den Zusammenhalt des Teams. Menschen streben nach Sinn 
und Orientierung. Gemeinsame Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg.